Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät, verliert der Vermieter in der Regel seinen Anspruch auf Nachforderungen. Welche Fristen gelten, was bei Verzug passiert und worauf Mieter achten müssen – ein umfassender Überblick.
Erstellung der Nebenkostenabrechnung – Ein rechtliches Muss im Mietvertrag
In jedem Mietverhältnis, das Vorauszahlungen des Mieters auf Betriebskosten vorsieht, ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung Pflicht. Dies ergibt sich aus dem Mietvertrag und ist gesetzlich verankert: Gemäß § 556 Abs. 3 BGB hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung dem Mieter jährlich zu erstellen und spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen.
Wurde die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig zugestellt, gilt die Abrechnungsfrist als verstrichen. Der Gesetzgeber zieht hier eine klare Grenze – nach Ablauf der Abrechnungsfrist hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachforderungen, es sei denn, die Verspätung war nicht durch eigenes Verschulden verursacht.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung: Was bedeutet „rechtzeitig“?
Die Frist zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung beträgt 12 Monate. Entscheidend ist der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter, nicht das Versanddatum. Das bedeutet: Erhält der Mieter die Abrechnung erst nach Ablauf des zwölften Monats, kann er Nachforderungen verweigern.
Beispiel: Für das Abrechnungsjahr 2024 muss die Abrechnung bis spätestens zum 31.12.2025 zugestellt sein. Das Gesetz sagt klar: „Nach Ablauf der Frist von 12 Monaten ist der Vermieter nicht mehr berechtigt, Nachforderungen zu stellen.“
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet eintrifft?
Die Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung sind erheblich:
- Nachforderungen entfallen, wenn die Abrechnung zu spät erstellt wurde – unabhängig davon, ob sie korrekt ist.
- Guthaben bleiben erhalten und müssen auch bei verspäteter Zustellung ausgezahlt werden.
- In bestimmten Fällen haftet der Vermieter für entstandene Schäden oder Nachteile durch die verspätete Hausgeldabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung.
Wichtig: Auch eine Abrechnung am letzten Tag der Frist ist zulässig – sofern sie dem Mieter an diesem Tag tatsächlich zugeht.
Was bedeutet „verschulden“ bei verspäteter Abrechnung?
Eine Ausnahme von der strengen Fristregelung sieht das Gesetz nur bei fehlendem Verschulden vor. Das heißt: War der Vermieter die verspätete Zustellung nicht selbst verschuldet, kann er unter Umständen trotzdem Nachforderungen stellen. Beispiele:
- Der Energieversorger liefert Abrechnungsdaten zu spät.
- Die Hausverwaltung verzögert die Erstellung.
- Es kam zu einem IT-Ausfall oder höherer Gewalt.
Doch Achtung: Der Vermieter muss nachweisen, dass er alles Zumutbare unternommen hat – andernfalls bleibt die Abrechnung unbeachtlich.
Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung spät erstellt oder verspätet zugestellt wurde?
Mieter, die die Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten, sollten:
- Zugang dokumentieren: Datum des Eingangs schriftlich festhalten.
- Zustellung der Abrechnung prüfen: Kam sie nach Ablauf der Abrechnungsfrist?
- Schriftlich widersprechen: Gegen unzulässige Nachforderungen Einwand erheben.
- Guthaben einfordern, falls vorhanden.
Falls die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spät zugestellt wurde, aber formell korrekt ist, darf der Vermieter trotzdem keine Nachzahlung verlangen. Dies gilt selbst dann, wenn im Mietvertrag entsprechende Vorauszahlungen vereinbart waren.
Welche Inhalte muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten?
Eine rechtzeitigen Nebenkostenabrechnung verpflichtet den Vermieter zur vollständigen Darstellung der Kostenpositionen. Wichtige Bestandteile:
- Abrechnungszeitraum und Datum der Erstellung
- Gesamtkosten und Umlageschlüssel
- Vorauszahlungen des Mieters
- Einzelne Kostenarten (z. B. Heizung, Wasser)
- Saldo mit Forderung oder Guthaben
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – selbst wenn sie fristgerecht eingegangen ist.
Wann eine Abrechnung als zu spät gilt – typische Fehler
- Die Nebenkostenabrechnung wurde zu spät zugestellt (nach Ablauf des 12. Monats)
- Die Abrechnung ist nicht nachvollziehbar oder fehlerhaft
- Der Zugang der Abrechnung ist nicht belegbar
- Die Kosten auf die Mieter wurden unzulässig umgelegt
- Es handelt sich um eine Abrechnung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft, die verspätet an den Vermieter weitergereicht wurde – doch diesen trifft trotzdem die Verantwortung
Bedeutung für Vermieter: Fristen einhalten oder Verluste riskieren
Vermieter müssen rechtzeitig handeln. Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät oder wird nicht korrekt zugestellt, drohen:
- Verlust von Nachforderungen
- Schlechtere Bonität durch fehlende Einnahmen
- Streitigkeiten mit Mietern
- Verlust der Glaubwürdigkeit, besonders bei häufigen Fristüberschreitungen
Dass der Vermieter verpflichtet ist, die Abrechnung korrekt zu erstellen, ergibt sich aus dem BGB. Gemäß § 556 muss er diese Pflicht auch ohne ausdrückliche Mahnung erfüllen.
Wie unterscheidet sich eine verspätete Hausgeldabrechnung?
Bei Eigentumswohnungen erfolgt die Abrechnung meist durch die Verwaltung. Dennoch bleibt der Vermieter die Abrechnung an den Mieter schuldig. Der Hinweis auf eine verspätete Hausgeldabrechnung durch die WEG entbindet ihn nicht von der Pflicht, die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zu erstellen.
Mieterrechte: Was tun bei Problemen?
Wenn Mieter eine Nebenkostenabrechnung spät erhalten, besteht in vielen Fällen kein Grund zur Sorge. Unsere Tipps:
- Abrechnung genau prüfen
- Nebenkostenabrechnung zu unterscheiden von nicht umlagefähigen Kosten (z. B. Verwaltung, Instandhaltung)
- Nur tatsächliche Betriebskosten akzeptieren
- Widerspruch innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung einlegen
Vermieter-Checkliste: So gelingt die rechtzeitige Abrechnung
- Fristen digital erfassen
- Daten von Versorgern frühzeitig einholen
- Nebenkostenabrechnung zu prüfen, bevor sie versandt wird
- Zustellung per Einschreiben oder Einwurf mit Zeuge
- Abgerechnet bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres
Nebenkosten: Präzision zahlt sich aus – rechtlich und wirtschaftlich
Kommt die Nebenkostenabrechnung verspätet, ist das kein formales Versehen, sondern hat erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen. Mieter können Nachforderungen verweigern, wenn die Nebenkostenabrechnungen zu spät erstellt oder nicht rechtzeitig zugestellt wurde. Vermieter haben die Abrechnung rechtzeitig zuzustellen, andernfalls droht der Verlust von Forderungen – unabhängig davon, ob Kosten korrekt auf die Mieter umgelegt wurden.
Unser Rat: Mieter sollten jede Abrechnung prüfen und im Zweifel reagieren. Vermieter wiederum müssen ihre Prozesse absichern, um die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zuzustellen – ob am ersten oder letzten Tag zählt nur, dass sie spätestens zum Ablauf der Abrechnungsfrist beim Mieter eingeht.
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