Offene Forderungen können die Liquidität eines Unternehmens ernsthaft gefährden. Sobald ein Kunde die Rechnung nicht zahlt, wird es essenziell, eine professionelle Mahnung zu schreiben. Doch eine Mahnung ist weit mehr als nur eine freundliche Erinnerung – sie ist ein rechtliches Instrument, das ab einem gewissen Punkt Konsequenzen nach sich zieht. Wer seine Forderungen durchsetzen will, muss wissen, wie man eine Mahnung rechtsgültig formuliert, wann Gebühren und Zinsen erhoben werden dürfen und wie viele Mahnstufen sinnvoll sind.
Wann die Mahnung verschicken? Zahlungsfrist und Verzug genau prüfen
Eine Mahnung darf grundsätzlich verschickt werden, sobald der Kunde die Zahlungsfrist überschritten hat. Gemäß § 286 BGB gerät ein Schuldner automatisch in Verzug, wenn er die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung begleicht. Ein ausdrücklicher Mahnungsvorgang ist dann nicht zwingend erforderlich, jedoch in der Praxis sinnvoll, um dem Kunden eine letzte Gelegenheit zur Zahlung einzuräumen.
Besonders im B2B-Bereich gilt: Ist das Fälligkeitsdatum vertraglich fixiert, gerät der Kunde automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf. Dennoch empfiehlt es sich, spätestens nach 30 Tagen nach Fälligkeit eine Mahnung zu verschicken.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – wo liegt der Unterschied?
Bevor Unternehmen zur Mahnung greifen, wird häufig zunächst eine Zahlungserinnerung versendet. Diese ist höflich gehalten und zielt auf den Erhalt der offenen Forderung ohne rechtliche Konsequenzen ab. Anders verhält es sich mit der Mahnung: Hier wird klar signalisiert, dass der Kunde in Verzug gesetzt wird, was weitere Konsequenzen wie Mahngebühren und Verzugszinsen nach sich ziehen kann.
Die erste Mahnung schreiben – So gelingt der Einstieg
Bei der ersten Mahnung gilt es, einen sachlichen Ton zu wahren, der die Geschäftsbeziehung nicht belastet. Dennoch muss sie klar zum Ausdruck bringen, dass es sich nicht mehr um eine einfache Erinnerung handelt.
Beispiel für die erste Mahnung:
„Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
unsere Rechnung mit der Rechnungsnummer 12345 vom 01.07.2025 ist seit dem 31.07.2025 fällig. Da wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen konnten, bitten wir Sie, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage zu begleichen.“
Wie viele Mahnungen sind üblich? Die dritte Mahnung als finale Eskalationsstufe
Rechtlich genügt eine Mahnung, um einen Kunden in Verzug zu setzen. Trotzdem hat es sich in der Geschäftswelt etabliert, eine dreistufige Mahnroutine zu etablieren. Die dritte Mahnung, auch letzte Mahnung genannt, signalisiert endgültig, dass nun ernsthafte Schritte folgen.
Formulierungsbeispiel für die dritte und letzte Mahnung:
„Trotz mehrmaliger Mahnung und Zahlungsaufforderung haben wir bis heute keinen Zahlungseingang erhalten. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, die offene Forderung in Höhe von 1.200 € bis zum 22.08.2025 zu begleichen. Sollte der Betrag bis dahin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten.“
Mahnung per Einschreiben – wann sinnvoll?
Die Zustellung der Mahnung sollte nachweisbar sein, insbesondere bei der dritten Mahnung. Eine Mahnung per Einschreiben mit Rückschein bietet den Zugangsnachweis und schützt das Unternehmen vor Behauptungen des Schuldners, die Mahnung nicht erhalten zu haben.
Mahngebühren und Verzugszinsen rechtssicher ansetzen
Mit Eintritt des Verzugs dürfen Unternehmen Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen. Die Höhe der Mahngebühren richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand, während Verzugszinsen gesetzlich mit 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz festgelegt sind (§ 288 BGB).
Wichtig: Die Mahngebühren oder Verzugszinsen sollten erst ab der zweiten Mahnung erhoben werden, um die Verhältnismäßigkeit zu wahren. Ab der dritten Mahnung können auch pauschale Mahnkosten in Höhe von 40 Euro angesetzt werden.
Mahnung schreiben leicht gemacht – Nutzen Sie eine professionelle Mahnungsvorlage
Um Fehler zu vermeiden und rechtssicher zu agieren, empfiehlt es sich, eine strukturierte Mahnungsvorlage zu verwenden. Diese stellt sicher, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind:
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Fälligkeit und Zahlungsziel
- Offener Betrag
- Klare Zahlungsaufforderung mit Frist
- Hinweis auf Mahngebühren und Zinsen
- Ankündigung weiterer Konsequenzen bei Nichtzahlung
Eine professionelle Vorlage für Mahnungen spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit und bietet rechtliche Sicherheit. Viele Unternehmen greifen auf kostenlose Vorlagen zurück, sollten jedoch sicherstellen, dass diese den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen.
Mahnung per E-Mail – gilt das als rechtssicher?
Auch eine Mahnung per E-Mail gilt als rechtlich wirksam, solange der Zugang nachweisbar ist. Hier empfiehlt sich eine Lesebestätigung oder eine digitale Empfangsbestätigung. Bei kritischen Forderungen oder wenn der Kunde bereits gemahnt wurde, ist eine Mahnung per Einschreiben dennoch ratsamer.
Mahnung und der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids
Bleibt die dritte Mahnung ohne Erfolg, bleibt als nächster Schritt der Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids. Dies ist ein effizienter Weg, um Forderungen formal durchzusetzen. Der Schuldner hat nach Zustellung des Mahnbescheids 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen. Erfolgt kein Widerspruch, kann der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid beantragen.
Die häufigsten Fehler beim Mahnungen verschicken
- Keine klare Zahlungsfrist gesetzt
- Mahnung zu spät verschickt (erst Monate nach Fälligkeit)
- Mahngebühren und Zinsen ohne Rechtsgrundlage erhoben
- Kein Nachweis über den Zugang der Rechnung und Mahnung vorhanden
- Zu emotionale oder unprofessionelle Formulierungen
Diese Fehler können dazu führen, dass eine Mahnung keine rechtliche Wirkung entfaltet oder in einem möglichen Rechtsstreit angreifbar wird.
Checkliste: Mahnung schreiben in fünf Schritten
- Rechnung prüfen: Ist das Zahlungsziel abgelaufen und wurde die Rechnung korrekt zugestellt?
- Zahlungserinnerung versenden: Optional vor der ersten Mahnung zur Kundenpflege.
- Mahnung schreiben: Klare Fristsetzung, Hinweis auf Verzug, Nennung offener Forderung.
- Mahngebühren und Zinsen ansetzen: Ab der zweiten Mahnung verhältnismäßig Mahngebühren erheben.
- Letzte Mahnung schreiben und weitere Schritte ankündigen: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren als Konsequenz darstellen.
Fazit: Professionelles Mahnwesen als Schlüssel für effizientes Forderungsmanagement
Ein systematisch aufgebautes Mahnwesen ist unverzichtbar, um ausstehende Forderungen zeitnah zu realisieren und die Liquidität des Unternehmens nachhaltig zu sichern. Sobald eine Zahlungsfrist verstreichen gelassen wird und der Kunde in Zahlungsverzug gerät, ist es entscheidend, rechtssicher eine Mahnung zu versenden und den Mahnprozess konsequent fortzuführen.
Unternehmen müssen klar definieren, wann eine Mahnung verschickt wird, wie viele Eskalationsstufen vorgesehen sind und ab welchem Punkt ein Mahnverfahren eingeleitet werden sollte. Ein professionelles Forderungsmanagement sorgt dafür, dass offene Forderungen systematisch überwacht werden und kein Zahlungsausfall unbemerkt bleibt.
Wird eine Rechnung nicht beglichen, muss zeitnah gehandelt werden. Die Einleitung eines Mahnverfahrens darf nicht unnötig verzögert werden, um finanzielle Risiken zu minimieren. Mit klar strukturierten Mahnprozessen, die den gesamten Ablauf von der ersten Mahnung bis hin zur gerichtlichen Geltendmachung abdecken, bleibt das Unternehmen handlungsfähig und zeigt Verlässlichkeit gegenüber Geschäftspartnern.
Effizientes Mahnwesen bedeutet, jede ausstehende Zahlung konsequent zu verfolgen, Verzugszinsen und Mahngebühren rechtssicher anzusetzen und bei Bedarf die nächsten Schritte einzuleiten. So wird aus einem gut organisierten Mahnwesen ein zentrales Steuerungsinstrument zur Sicherung der Unternehmensliquidität.
FAQ: Mahnung schreiben – Ihre Fragen, unsere Antworten
1. Wie hoch dürfen Mahngebühren in Deutschland maximal sein?
Die Höhe von Mahngebühren richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand, darf jedoch nicht willkürlich festgelegt werden. Pauschalen bis 5 € pro Mahnung gelten als angemessen, ab Verzug sind 40 € Verzugspauschale nach § 288 BGB möglich.
2. Wann sollte ich ein Inkassounternehmen einschalten?
Ein Inkasso ist sinnvoll, wenn nach der dritten Mahnung keine Zahlung erfolgt ist und keine Reaktion des Schuldners mehr vorliegt. Vorher sollte eine letzte Mahnung mit Ankündigung dieser Maßnahme erfolgen.
3. Muss ich vor dem Mahnbescheid eine Mahnung verschickt haben?
Nicht zwingend. Sobald der Schuldner in Verzug ist (z. B. nach 30 Tagen nach Fälligkeit), kann der Mahnbescheid beantragt werden. Eine Mahnung wird jedoch empfohlen.
4. Was tun, wenn der Kunde behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben?
Der Zugang der Rechnung muss vom Gläubiger nachgewiesen werden. Eine Zustellung per Einschreiben oder eine digitale Empfangsbestätigung schafft Rechtssicherheit.
5. Kann ich Verzugszinsen auch rückwirkend verlangen?
Ja, Verzugszinsen dürfen ab Eintritt des Verzugs rückwirkend geltend gemacht werden, sofern der Schuldner mit Zahlung in Verzug gesetzt wurde.
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