Die Mindestlohnbescheinigung dokumentiert, dass ein Unternehmen den gesetzlichen Mindestlohn einhält. Ab 01.01.2026 beträgt der Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro pro Stunde.
Einleitung
Auftraggeber verlangen zunehmend eine schriftliche Bestätigung über die Einhaltung des Mindestlohngesetzes. Die Mindestlohnbescheinigung schafft Klarheit entlang der Liefer- und Subunternehmerkette. Sie dient als Nachweis gegenüber Kunden, Prüfern und dem Zoll.
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsraum und Branche. In Deutschland greifen MiLoG, AEntG und AÜG. In Österreich sichern Kollektivverträge die Lohnuntergrenze. Für die Schweiz gelten kantonale Regelungen und branchenspezifische Gesamtarbeitsverträge (GAV). Dieser Leitfaden ordnet die wichtigsten Punkte ein, nennt Pflichten und gibt praktische Tipps für Arbeitgeber und Auftraggeber.
Mindestlohnbescheinigung: Definition und Zweck
Die Mindestlohnbescheinigung ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Arbeitgeber bestätigt, den gesetzlichen Mindestlohn an alle Arbeitnehmer zu zahlen. Sie ist gesetzlich nicht explizit normiert, aber etabliert in der Praxis. Sie erfüllt vor allem drei Zwecke:
- Reduzierung von Haftungsrisiken des Auftraggebers gegenüber Subunternehmern (insbesondere bei Nachunternehmerketten)
- Erleichterung von Prüfungen und Kontrollen durch Behörden wie den Zoll
- Schaffung von Transparenz in Netzwerken mit vielen Beteiligten
Was bescheinigt die Mindestlohnbescheinigung konkret?
Die Bescheinigung enthält in der Regel folgende Punkte:
- Name des Auftraggebers und Auftragnehmers/Subunternehmers
- Zeitraum, für den die Zahlungspflicht gilt
- Erklärung, dass der gesetzliche Mindestlohn eingehalten wurde
- Angabe, dass alle Arbeitnehmer die Mindestsatz-Stundenvergütung erhalten haben
- Hinweis auf Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
- Gegebenenfalls Bestätigung, dass Nachunternehmer ebenfalls verpflichtet wurden, den Mindestlohn zu zahlen
Mindestlohn ab 01.01.2026: Deutschland, Österreich, Schweiz
Deutschland
In Deutschland steigt der gesetzliche Mindestlohn zum 01.01.2026 auf 13,90 Euro pro Stunde. Eine weitere Anhebung auf 14,60 Euro ist zum 01.01.2027 geplant. Diese Werte wurden von der Mindestlohnkommission empfohlen.
Österreich
In Österreich gibt es kein allumfassendes gesetzliches Mindestlohnsystem. Vielmehr gelten Lohnuntergrenzen über Kollektivverträge, die je nach Branche und Bundesland variieren.
Schweiz
In der Schweiz besteht kein bundesweiter gesetzlichen Mindestlohn. Einige Kantone haben jedoch Mindestlöhne festgelegt, die je nach Region und Branche gelten. Unternehmen müssen prüfen, ob in ihrem Kanton bzw. Sektor ein Mindestlohn vorgeschrieben ist.
Rechtlicher Rahmen in Deutschland (MiLoG, AEntG, AÜG)
Die Bescheinigung ersetzt nicht die gesetzlich verpflichtenden Aufzeichnungen und Nachweise. Arbeitgeber müssen insbesondere dokumentieren: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeitnah führen. Es gelten die Vorschriften des MiLoG und die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung.
Die Haftung des Auftraggebers ergibt sich aus dem § 14 AEntG. Diese Regelung betrifft insbesondere Entsendungen und Subunternehmerketten, also wenn Arbeitnehmer durch einen Nachunternehmer beschäftigt werden. Im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung greift darüber hinaus das § 8 AÜG mit Gleichstellungsgrundsatz und tariflicher Mindeststundenvergütung.
Wer verlangt die Bescheinigung?
Öffentliche Auftraggeber, große Unternehmen und Hauptauftragnehmer fordern die Mindestlohnbescheinigung häufig als Bestandteil von Vergabeunterlagen. Sie dient als Nachweis der Zahlung des Mindestlohns durch Auftragnehmer und Subunternehmer.
Welche Dokumente gelten als Nachweis bei Prüfungen?
Im Prüfungsfall zählen vor allem:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Arbeitsverträge
- Zahlungsbelege
Die Bescheinigung ist ergänzend, ersetzt diese Unterlagen aber nicht.
Inhalte & Aufbau einer Mindestlohnbescheinigung
Eine saubere Mindestlohnbescheinigung sollte folgende Struktur enthalten:
- Überschrift: „Bescheinigung über die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns”
- Angaben zum Aussteller (Arbeitgeber) inkl. Adresse und Unternehmens-ID
- Angaben zum geprüften Zeitraum
- Erklärung, dass der gesetzliche Mindestlohn (Stundensatz) eingehalten wurde
- Bestätigung, dass alle betroffenen Arbeitnehmer mindestens den Satz erhalten haben
- Erklärung, dass eventuell beauftragte Nachunternehmer ebenfalls verpflichtet wurden, Mindestlohn zu zahlen
- Hinweis, dass die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber Aufzeichnungen gemäß MiLoG geführt hat
- Datum, Unterschrift und Firmenstempel
Praxisbeispiele und Branchenspezifika
In Branchen mit hoher Fremdvergabe oder Entsendung von Arbeitnehmern – beispielsweise Gebäudereinigung, Logistik, Baugewerbe – ist das Risiko von Mindestlohnverstössen höher. Dort werden Mindestlohnbescheinigungen häufig verlangt. Zudem kann der branchenbezogene Mindeststundenlohn über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen (z. B. Gebäudereiniger). Unternehmen sollten intern sicherstellen, dass alle beauftragten Nachunternehmer eine gültige Bescheinigung vorlegen.
Tipps für Arbeitgeber und Auftraggeber
- Führen Sie eine Vorlage, die Mindestlohnbescheinigung korrekt und vollständig auszustellen.
- Speichern Sie Bescheinigungen zentral ab und sichern Sie Nachunternehmernachweise.
- Prüfen Sie jährlich, ob der gesetzliche Mindestlohn angepasst wurde und die Bescheinigung aktualisiert werden muss (für Deutschland z. B. 2026).
- Bitten Sie Ihren Steuerberater um Prüfung, ob Ihre Dokumentation den Anforderungen entspricht.
- Bei Auftraggebern: Fordern Sie die Mindestlohnbescheinigung im Rahmen der Vertragsunterlagen ein, um Haftungsausfälle zu vermeiden.
- Behalten Sie Branchenmindestlöhne im Blick – diese können über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen und sollten ebenfalls belegt werden.
Kernfakten im Überblick
| Aspekt | Kurzinfo | Bedeutung |
|---|---|---|
| Gesetzlicher Mindestlohn | Ab 01.01.2026: 13,90 Euro pro Stunde | Grundlage für Bescheinigung und Prüfpflicht |
| Mindestlohnbescheinigung | Schriftliche Bestätigung über Zahlung des Mindestlohns | Nachweis gegenüber Auftraggebern und Behörden |
| Dokumentationspflichten | Aufzeichnungen zu Arbeitszeit und Lohn | Prüfgegenstand bei Behörden-Kontrollen |
Fazit
Die Mindestlohnbescheinigung stellt ein zentrales Dokument zur Absicherung von Auftraggebern und Auftragnehmern dar. Sie signalisiert: Das Unternehmen zahlte mindestens den gesetzlichen Mindestlohn und hat die erforderlichen Nachweise geführt. Mit dem Inkrafttreten des erhöhten Mindestlohns ab dem 1. Januar 2026 (13,90 Euro) verändert sich der Maßstab. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse und Dokumentationen entsprechend anpassen, Nachunternehmer einbinden und Bescheinigungen aktuell halten. Für Auftraggeber empfiehlt sich die systematische Einforderung solcher Bescheinigungen bei Vertragsabschluss mit Subunternehmen – dies reduziert Haftungsrisiken und schafft transparente Vergabeprozesse.
Häufige Fragen zu dem Thema:
Müssen Mindestlohnbescheinigungen im Original vorliegen oder reicht eine digital signierte PDF?
Eine digital signierte PDF ist in der Praxis ausreichend, wenn die Vergabeunterlagen keine strengere Form verlangen. Nutzen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. Bewahren Sie die Signaturprüfung und die unveränderte Datei versioniert auf.
Wie lange ist eine Mindestlohnbescheinigung gültig?
Es gibt keine gesetzliche Gültigkeitsdauer. Üblich sind projektbezogene oder jahresbezogene Zeiträume. Aktualisieren Sie die Bescheinigung bei Tarifwechseln, Mindestlohnerhöhungen oder Vertragsverlängerungen. Legen Sie den Geltungszeitraum ausdrücklich fest.
Muss die Bescheinigung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bestätigt werden?
Eine externe Bestätigung ist nicht zwingend. Viele Auftraggeber akzeptieren die Erklärung der Geschäftsführung. In sensiblen Branchen erhöht ein Prüfvermerk die Glaubwürdigkeit. Klären Sie die geforderte Form im Vorfeld mit dem Auftraggeber.
Wie gehe ich in der Bescheinigung mit variablen Vergütungsbestandteilen um?
Stellen Sie klar, dass der Zeitstundenlohn den gesetzlichen Mindestlohn erreicht, ohne unzulässige Anrechnungen. Dokumentieren Sie, welche Bestandteile angerechnet werden dürfen und welche nicht. Weisen Sie Zulagen, Boni und Sachbezüge transparent aus und hinterlegen Sie dazu Ihre Lohnsystematik.
Wie tief muss die Nachunternehmerkette erfasst werden?
Beziehen Sie alle Nachunternehmer ein und verpflichten Sie sie vertraglich zur Einhaltung des Mindestlohns. Verlangen Sie für jede Stufe eine eigene Bescheinigung und sichern Sie ein Auditrecht. Hinterlegen Sie eine Weitergabepflicht, damit Subunternehmer die Anforderungen an ihre Partner durchreichen.
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